A aprovação de contas é uma providência societária anual voltada à apreciação das demonstrações financeiras e das contas dos administradores relativas ao exercício social encerrado. Em linhas gerais, a matéria deve ser submetida aos sócios ou acionistas nos 4 meses seguintes ao término do exercício social, e essa deliberação deve observar o contrato social ou estatuto social da sociedade.
- O que é a aprovação de contas
A aprovação de contas envolve, em regra, a deliberação sobre:
- as demonstrações financeiras do exercício;
- as contas da administração; e
- a destinação do resultado apurado, quando aplicável.
Essa obrigação alcança as sociedades empresárias de modo geral, inclusive limitadas e sociedades anônimas, com fundamento no Código Civil e na Lei das S.A.
- Prazo legal
O prazo usual para realização da deliberação é de até 4 meses após o encerramento do exercício social. Assim, para sociedades cujo exercício se encerra em 31 de dezembro, a aprovação de contas normalmente deve ocorrer até 30 de abril do ano seguinte, conforme disposto no art. 1.078 do Código Civil para limitadas e no art. 132 da Lei nº 6.404/76 para companhias.
- Sociedade limitada
Nas sociedades limitadas, a aprovação de contas é matéria de competência dos sócios e deve observar a forma de deliberação prevista no contrato social e na lei. Destacamos que, como regra geral, a limitada não precisa publicar demonstrações financeiras, mas deve disponibilizar os documentos aos sócios com pelo menos 30 dias de antecedência da reunião ou assembleia que deliberará sobre as contas.
- Sociedade anônima
Nas sociedades anônimas, a matéria costuma ser apreciada em Assembleia Geral Ordinária (AGO), que deve ocorrer nos 4 primeiros meses subsequentes ao término do exercício social. Nessa ocasião, normalmente se deliberam as contas dos administradores, as demonstrações financeiras e a destinação do lucro.
Para companhias, a preparação do processo costuma exigir atenção especial às publicações obrigatórias e às formalidades de convocação e disponibilização dos documentos societários. A Lei nº 13.818/2019 alterou o regime de publicações da Lei das S.A., inclusive quanto à forma resumida em jornal e divulgação simultânea da íntegra na internet do mesmo jornal, nos casos aplicáveis.
Conclusão
A aprovação de contas é uma deliberação societária anual essencial, que deve ocorrer, em regra, até o 4º mês após o encerramento do exercício social. Embora as formalidades variem conforme o tipo societário, o procedimento normalmente abrange a apreciação das demonstrações financeiras, das contas dos administradores e da destinação do resultado, produzindo efeitos relevantes para a governança e para a responsabilização dos administradores.
Assim, recomenda-se que as sociedades verifiquem, com a devida antecedência, a documentação aplicável e os prazos legais pertinentes, a fim de assegurar a regularidade da deliberação e o adequado cumprimento de suas obrigações societárias.